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Herramientas para teletrabajar desde casa: videoconferencias

By 16 abril, 2020mayo 20th, 2020No Comments
En el post de hoy quiero hablarte de herramientas para teletrabajar desde casa centradas en las videoconferecias: Zoom, Google Meet y Whereby.

En el anterior post dentro de la colección herramientas para teletrabajar desde casa, me centré en hablarte de 3 herramientas de comunicación profesionales: Slack, Microsoft Teams y Twist.

A lo largo de este post, quiero hablarte de herramientas de comunicación, pero en esta ocasión, me voy a centrar en 3 herramientas de videollamada profesionales.

Videollamadas y reuniones, reuniones y videollamadas

Antes de entrar de lleno a comentarte mis impresiones y experiencias con las herramientas para hacer videollamadas, quiero darte unos cuantos consejos y experiencias profesionales en cuanto a las videollamadas, algo, que para mi, es también aplicable al mundo de las reuniones.

Tener unas herramientas excelentes, que nos permiten comunicarnos con mucha claridad con el resto de nuestro equipo, con nuestros clientes, o con nuestros proveedores, no significa que tengamos que hacerlo continuamente.

Las videollamadas, al igual que las llamadas y las reuniones, han de tener un propósito concreto, una serie de cuestiones a resolver o algunas ideas que poner en común.

El exceso de videollamadas, que en algunos momentos estamos viviendo en este periodo, solo lleva a generar frustración, a que los profesionales con los que trabajamos no puedan ponerse a trabajar y un gasto de energía que es difícil de recuperar.

Si no me crees, piénsalo de la siguiente forma: cada vez que cierras una reunión, ya sea una reunión persona a persona, o una reunión múltiple, estás requiriendo la atención de esa persona (o de esas personas) durante un periodo de tiempo concreto, si eso se prolonga, la productividad de esa persona, o de tu equipo, se verá mermada, y ese exceso de tiempo consumido en reuniones, se tendrá que compensar después con horas extra de trabajo

Mis consejos para evitar eso son los siguientes:

  • Planifica siempre las reuniones teniendo en cuenta los horarios de máxima productividad de tus empleados (o los tuyos propios si eres freelance)
  • Define, siempre, una hoja de ruta de la reunión, dónde estén reflejados todos los puntos que se han de atender en la misma
    • Limita los puntos de esa reunión a tres puntos importantes, si hay más puntos, no se van a poder atender de forma correcta y coherente
    • Envía esta hoja de ruta de forma previa, de cara a que todos los participantes conozcan los puntos que se van a tratar durante la misma
  • Intenta definir reuniones que no duren más de una hora
  • Marca las pautas de la reunión, quien debe intervenir en cada momento y durante cuanto tiempo debe hacerlo
  • Haz un cierre de la reunión, resumiendo y recalcando los puntos principales que se comentaron durante la misma

Seguir estos sencillos pasos, pueden transformar una reunión tediosa, demasiado larga e improductiva, en una reunión dinámica y productiva.

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Herramientas para videollamadas

Dentro del mundo de las aplicaciones y programas para realizar videoconferencias, tenemos un amplio abanico dónde escoger.

En este artículo quiero comentarte tres de ellas, pero al final del mismo, te dejaré unos cuantos links con más herramientas que pueden ser de tu interés.

Zoom

Si hablamos de herramientas para hacer videoconferencias, no podemos dejar de hablar de Zoom, la que para mí, es probablemente la mejor herramienta de videollamadas profesionales que hay en el mercado.

La suerte no ha estado de cara con ella durante este periodo de confinamiento, ya que algunos problemas de seguridad han hecho que muchas empresas hayan llegado a prohibirla entre sus trabajadores.

Al margen de esto, Zoom es una herramienta versátil, que cuenta con un montón de integraciones, y destaca sobre todo, por su facilidad de uso.

Características de Zoom

Zoom presenta un montón de características dentro de los servicios profesionales que ofrece: reuniones, seminarios con servicios web, salas de conferencia, sistema telefónico y mensajería instantánea comercial

Muchos de estos servicios están disponibles desde su plan gratuito:

  • Reuniones con hasta 100 participantes (con un límite de 40 minutos)
  • Reuniones 1 a 1 ilimitadas
  • Número de reuniones ilimitadas
  • Video y audio en calidad HD
  • Posibilidad de grabar las reuniones o las sesiones (también en calidad HD)
  • Sala de espera
  • Compartir pantalla y aplicaciones de escritorio
  • Pizarra para tomar anotaciones en directo
  • Capacidad para programar las sesiones
  • Opciones de seguridad avanzadas

Sin duda, una buena oferta de características, que la convierten así, en una de las opciones más completas del mercado.

En cuanto a los planes de precios, por si te lo estabas planteando, podrás encontrar lo siguiente:

  • Versión pro: desde 13,99€ al mes por persona (con la posibilidad de comprar algunos añadidos dentro del plan) pensado para equipos pequeños.
  • Versión Business: 18,99€ la mes por persona (con un mínimo de 10 anfitriones) pensado para PYMES
  • Versión Enterprise: 18,99€ al mes por persona, pero en esta ocasión con un mínimo de 100 anfitriones, pensado ya para compañías

Mis impresiones

Lo cierto es que no llevo utilizando Zoom desde hace mas de un año. Ya conocía la herramienta, pero para hacer videoconferencias con clientes u otros profesionales, utilizaba normalmente Whereby o Google Meet.

A partir del verano pasado, por recomendación de otro profesional, comencé a utilizar Zoom para grabar las entrevistas que hago en el podcast, y desde entonces, siempre lo he utilizado.

Me resulta una herramienta fácil de usar y los resultados de las grabaciones a nivel de video y audio, son excelentes.

Google Meet

Uno de los competidores de Zoom ahora mismo es Google Meet, la solución profesional de Google para videoconferencias, o cómo ha muchos les gusta denominarlo: el Google Hangout profesional.

Google Meet es la herramienta de videollamadas que nos ofrece la compañía norteamericana dentro de sus planes de G Suite: Basic, Business y Enterprise.

El pago por estos servicios, a diferencia de lo que sucede con Zoom o Whereby, nos da acceso a todas las herramientas de gestión de Google: Google Drive, Documentos, Hojas de Cálculo, Formularios, Presentaciones, Chat y todo lo que ya conoces de sus servicios.

Características de Google Meet

Las características de Google Meet son muy similares a algunas de las características de Zoom y las podemos enumerar en las siguientes:

  • Reuniones con hasta 100 participantes (ampliado a 250 hasta finales de julio de 2020)
  • Integración para la programación de reuniones con Google Calendar
  • Sistema de chat integrado
  • Posibilidad de compartir pantalla
  • Posibilidad de grabar las sesiones
  • Integración con el ecosistema de Google: Google Drive, Youtube, etc.

Este periodo le ha servido a Google, además, para integrar algunas mejoras en determinados servicios que habían sido muy criticados por sus usuarios. Mejoras como la posibilidad de ver hasta 16 personas al mismo tiempo en formato mosaico, alta calidad en audio y video, e incorporación de cancelación de ruido de fondo y mejoras de imagen en condiciones de poca luz.

El plan de precio de Google Meet está incluido en los planes de Google G Suite, que van desde los 5,40$ hasta los 23$ mensuales.

Mis impresiones

He usado Google Meet en múltiples ocasiones, en la gran mayoría  de ellas, para cerrar reuniones con personas que utilizan únicamente el ecosistema de Google para trabajar.

Gracias a que, normalmente, dispongo de buena conexión a internet, la calidad de las reuniones ha sido más que satisfactoria, pero sí que es cierto que en algunas ocasiones o, bien el audio, o bien el video, no terminan de ser del todo nítidos.

Whereby

Whereby es uno de los últimos púgiles en subirse al ring, pero no vayas a pensar por ello, que no está a la altura de las circunstancias.

Whereby es una empresa de origen noruego, y de las 3 que voy a comentarte aquí, es la única 100% europea.

El concepto de Whereby difiere de los conceptos de Zoom y Google Meet desde que entras en su página web, con un diseño mucho más alegre y startup que las web de su competencia.

En su cometido, Whereby también se define en forma y precio como una herramienta para equipos pequeños, que busquen más versatilidad, facilidad de uso y diferenciación.

Características de Whereby

Whereby tiene disponibles tres planes de precios: Free, Pro y Business (sí, en esto no fueron muy originales, la verdad) Y como ya podrás intuir, cada plan va agregando características con respecto al anterior:

  • Posibilidad de hacer reuniones con 4, 12 o hasta 50 personas, según el plan contratado.
  • Url de fácil acceso whereby/[nombre de sala] Compatible para todos los planes
  • Acceso desde navegador y aplicaciones móviles
  • Posibilidad de compartir escritorio (solo PC)
  • Posibilidad de cerrar las salas
  • Integración con Youtube (en los planes Pro y Business puedes integrar también Google Drive y Trello)
  • En los planes Pro y Business tienes algunos añadidos que van desde grabar las sesiones, customizar las salas con tu marca o utilizar tu propio dominio.

Whereby tiene un coste de 9,99$ al mes por su plan Pro y de 59,99$ por su plan Business.

Mis impresiones

Descubrí Whereby cuando se llamada App.ear y me pareció una solución fantástica y súper fácil de usar: entras, te creas una sala (en aquel momento ni siquiera era necesario registrarte) copias la url, la envías y a empezar, sin instalaciones, ni historias.

Si tu equipo es pequeño, o solo haces videoconferencias con no más de 4 personas, para mí es la mejor solución.

Otras soluciones del mercado

  • Skype – ¿qué te voy a contar de Skype a estas alturas de la película?
  • Webex – solo la he utilizado una vez, pero la experiencia no fue del todo buena, no me veo sustituyéndola por cualquiera de las anteriores
  • Jitsi– la he probado en varias ocasiones, no está mal, pero para mí no sustituye a ninguna de las tres anteriores
  • Around – no he tenido tiempo de echarle el guante, pero no pasaré de la semana que viene sin probarla

A modo de resumen, creo que me ha quedado un post bastante completito. Sé que no he podido tocar con detalle todas las herramientas, pero si hechas alguna en falta o quieres comentar alguna que no esté por aquí, solo tienes que decírmelo o incluirla en los comentarios.

Carlos Jonay Suárez Suárez

Carlos Jonay Suárez Suárez

Soy un apasionado del mundo de la estrategia digital, de crear proyectos con gente que mola y de gastar suela en las montañas.

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Yo mismo

Soy Carlos Jonay Suárez Suárez, apasionado del mundo de la estrategia digital, de crear proyectos con gente que mola y de gastar suela en las montañas.

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