Llevo publicando sobre productividad desde el años 2015. Y si algo he aprendido en todo este tiempo, viendo mis propios ciclos de trabajo y los de decenas de clientes, es que casi nadie tiene un problema con las ‘técnicas’, tiene un problema con el ‘sistema’.
Te lo digo así de claro porque es la razón por la que este post necesitaba una re-escritura completa. La versión original de 2018 te daba cinco herramientas sueltas: Pomodoro, Focus Time, matriz de prioridades, checklist con método de escalas y comunicación asertiva. Todas funcionan. Ninguna te va a resolver el problema real si no sabes dónde colocarlas.
Porque ahí está la trampa: la productividad personal se vive como un problema en la ejecución: «no consigo concentrarme», «no llego a todo», «empiezo veinte cosas y no acabo ninguna»; y la respuesta que nos ofrece internet siempre es la misma: más técnicas, más apps y más métodos con nombres en inglés.
Pero si lo miras con perspectiva, como un sistema, la ejecución es sólo la última fase. Antes de ejecutar hay que entender qué es lo que de verdad importa, y luego pautar cómo se hace. Si te saltas esas dos fases y vas directo a la técnica, estás intentando arreglar un problema de fondo con una herramienta. Y eso, tarde o temprano, hace ‘crack’.
Foto de Damian Zaleski
El error de fondo: tratar a la productividad como un problema de ‘acción’
En el método que aplico con mis clientes (el método EPA) cualquier proyecto pasa por tres fases: Entender, Pautar y Accionar.
- Entender es ir a la raíz de lo que realmente hay que resolver, el problema.
- Pautar es diseñar la hoja de ruta antes de moverte.
- Accionar es, por fin, ejecutar con criterio.
Las cinco técnicas que vas a leer a continuación viven todas en la fase de Accionar. Son excelentes herramientas de ejecución. El problema es que la mayoría de las personas las usa como si fueran también herramientas de Entender y Pautar, y no lo son. Por eso, técnicas como el Pomodoro dejan de funcionar a las dos semanas, por eso la matriz de prioridades acaba llena de post-its de tareas «urgentes» que en realidad no aportaban nada.
Vamos por partes.
La técnica Pomodoro: la clásica, bien entendida
La técnica Pomodoro consiste en trabajar en bloques de 25 (o 50) minutos con pausas de 5 (o 10) minutos entre cada uno.
Tiene muchísimos seguidores, sobre todo en contextos de estudio, y también muchos detractores para la ejecución de proyectos complejos, porque los ciclos cortos se quedan pequeños para tareas que necesitan un estado de concentración más largo para arrancar.
Dónde falla si no hay sistema: Pomodoro te dice cuánto tiempo dedicar a una tarea, pero no te dice qué tarea merece ese tiempo. Si aplicas Pomodoro a la tarea equivocada, lo único que consigues es ejecutar más rápido algo que no debería estar en tu lista. Por eso Pomodoro tiene que venir después de haber decidido qué es prioritario, nunca antes.
Focus Time: productividad a golpe de foco
El Focus Time es una variante del Flowtime, técnica desarrollada por Dionatan Moura en 2015. Consiste en centrarte en una única tarea de forma plena, sin distracciones, hasta que notas que tu concentración empieza a caer; y ahí, solo ahí, haces la pausa.
A diferencia de Pomodoro, el Focus Time no impone un tiempo fijo: te adapta el descanso a tu propio ritmo de atención. Puede parecer una técnica sustitutiva de Pomodoro, pero ambas se combinan perfectamente: Pomodoro te da estructura, Focus Time te da flexibilidad dentro de esa estructura.
Dónde falla si no hay sistema: el Focus Time exige que sepas de antemano cuál es la única tarea en la que te vas a centrar. Si llegas a tu bloque de foco sin haber decidido eso el día anterior (o la semana anterior), el «foco» se convierte en indecisión cronometrada.
Matriz de prioridades: el mapa, no la brújula
La matriz de prioridades (Importante-Urgente, Importante-No Urgente, No importante-Urgente, No importante-No urgente) es probablemente la herramienta que más ha cambiado mi día a día, y no sólo en lo laboral.
Te da un mapa visual clarísimo de qué atacar primero, qué planificar, qué delegar y qué eliminar directamente.
Dónde falla si no hay sistema: la matriz asume que tú ya sabes distinguir «importante» de «urgente», con criterio. Si tu criterio no está definido (si no tienes claro cuál es tu objetivo real este trimestre, este mes, esta semana), todo te va a parecer importante y urgente a la vez, y la matriz se convierte en puro decorado. La matriz no piensa por ti: ordena lo que tú ya has decidido que importa.
Checklist + método de escalas
Esta técnica combina la potencia de un checklist bien hecho con el método de escalas: dedicar 10 minutos de planificación antes de ejecutar cualquier tarea, clasificándola en uno de estos cuatro rangos:
- Bajo coste + Alto beneficio
- Alto coste + Alto beneficio
- Bajo coste + Menos beneficio
- Alto coste + Menos beneficio
La lógica es simple: empiezas siempre por lo que te cuesta poco (sobre todo en tiempo) y te reporta mucho (generalmente en resultado económico o estratégico).
Dónde falla si no hay sistema: esos 10 minutos de planificación son oro si ya sabes cuál es tu objetivo. Si no lo sabes, esos 10 minutos se convierten en clasificar tareas según una intuición del momento, que cambia cada día según el humor con el que te levantas.
Bonus track: comunicación asertiva
Más que una técnica, es un principio de vida: saber decir NO. Aprender a valorar a qué proyectos, o tareas, te van a aportar de verdad, y a rechazar sin culpa las distracciones que no.
De las cinco, esta es la única que en realidad pertenece a la fase de Pautar, no a la de Accionar. Decir que no a algo es, en el fondo, una decisión de hoja de ruta: estás definiendo qué entra en tu camino y qué se queda fuera. Por eso funciona mejor si la aplicas antes de necesitar las otras cuatro técnicas, no después.
Entonces, ¿por dónde empiezo?
Si llegaste a este blog post buscando la técnica que por fin te va a hacer productivo, la respuesta incómoda es que ninguna de las cinco lo va a hacer por sí sola. Lo que necesitas antes es responder a dos preguntas que ninguna app va a resolver por ti:
- ¿Qué es lo que de verdad importa ahora mismo? (Entender)
- ¿Cuál es el camino para llegar hasta ahí (con checkpoints claros)? (Pautar)
Sólo cuando esas dos respuestas están claras, las técnicas de este post dejan de ser parches y se convierten en lo que deberían ser siempre: aceleradores de un plan que ya sabes que tiene sentido.
Si te reconoces en esto (sabes lo que quieres pero te cuesta ejecutarlo con orden) es exactamente el tipo de bloqueo que trabajo con clientes dentro de La Ruta. No entramos por la técnica: entramos por el sistema que hace que la técnica, por fin, funcione.
